Trámite Documentario

La Oficina de Trámite Documentario es el órgano de la Secretaría General, encargado de velar por la adecuada gestión documental en el Ministerio de Educación – MINEDU. Orienta a los administrados en la atención de sus requerimientos y presentación de escritos y documentos. Brinda a los ciudadanos y unidades orgánicas del MINEDU el servicio del acervo documental que cautela.

Personal encargado: Miriam Gutierrez Polanco

Funciones:

  • Dirigir, organizar y controlar las acciones de trámite documentario y archivo en la Ugel Parinacochas.
  • Expedir certificados de estudios de Educación Primaria, Secundaria y Superior no universitaria de conformidad con las actas que obran en los archivos correspondientes de la Insitución.
  • Elaborar los documentos para revalidación de estudios realizados en el extranjero, a nivel primario y secundario, conforme a los Planes y Programas proporcionados por los Consulados de cada país en el Perú.
  • Legalizar los certificados de estudios, diplomas, títulos profesionales y otros documentos, para el uso en el extranjero por parte de sus titulares.
  • Certificar y autenticar documentos que obran en el archivo del Ministerio de Educación.
  • Conservar, organizar, custodiar y depurar la documentación destinada al archivo de acuerdo a la normatividad legal vigente.
  • Supervisar, monitorear y capacitar a las dependencias del Ministerio de Educación y replicaciones sobre el correcto uso del Sistema de Trámite Documentario.
  • Brindar información y orientación a los usuarios con relación a los expedientes y documentos.
  • Participar en la transferencia del acervo documental de proyectos o Instituciones Educativas en desactivación y/o fusión por absorción de acuerdo a normas vigentes.
  • Conformar el Comité Evaluador de Documentos – CED, para la transferencia y eliminación documental en coordinación con el Archivo General de la Nación.
  • Reconocer los estudios cursados en el extranjero (revalidaciones y convalidaciones) a nivel primario y secundario, conforme a los Planes y Programas proporcionados por los Consulados de cada país en el Perú.
  • Elaborar rectificaciones de nombres y apellidos por errores cometidos al ser inscritas las actas de evaluación correspondientes.
  • Organizar, conservar y custodiar las Actas de Evaluación Final y de Recuperación de Estudios que obran en los archivos (1963 – 1995).
  • Otorgar copias autenticadas de actas de evaluación final y de recuperación a entidades y/o usuarios que las soliciten por desaparición, pérdida y/o deterioro de las mismas.